POLITYKA PRYWATNOŚCI

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego warmiaaktywnie.pl, kontaktowaniem się z Administratorem oraz korzystaniem z usług oferowanych przez Warmia Aktywnie.

Oferta Warmia Aktywnie obejmuje w szczególności wypożyczanie kajaków, rowerów i sprzętu outdoorowego, organizację wyjazdów, eventów dla firm i innych grup, szkoleń oraz udostępnianie informacji dotyczących tras rowerowych i aktywnego wypoczynku.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Warmia Aktywnie Izabela Podpirko

Mątki 57A

11-042 Mątki

NIP: 7392149550

e-mail: kontakt@warmiaaktywnie.pl

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw związanych z ochroną danych można kontaktować się z Administratorem pod wskazanym powyżej adresem e-mail.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu oraz rodzaju usługi.

Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane podane w formularzu kontaktowym,
• dane niezbędne do dokonania rezerwacji,
• informacje dotyczące wybranej usługi, terminu, liczby uczestników oraz innych ustaleń organizacyjnych,
• dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy,
• dane uczestników wyjazdów, eventów lub szkoleń, jeżeli są niezbędne do organizacji danej usługi,
• dane rodzica, opiekuna lub przedstawiciela ustawowego, jeżeli jest to wymagane ze względu na udział osoby małoletniej,
• dane potrzebne do wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego, w tym nazwę firmy, adres i NIP,
• treść prowadzonej korespondencji,
• dane dotyczące reklamacji lub zgłoszeń związanych z realizacją usługi,
• dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce internetowej, systemie operacyjnym oraz logi serwera,
• informacje zapisywane za pomocą plików cookies lub podobnych technologii.

Administrator zbiera wyłącznie dane adekwatne i niezbędne do realizacji określonych celów.

4. Kontakt z Administratorem

W przypadku kontaktu z Administratorem za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub w inny sposób dane podane podczas kontaktu są przetwarzane w celu obsługi zapytania oraz prowadzenia związanej z nim korespondencji.

Jeżeli zapytanie zmierza do dokonania rezerwacji, zawarcia umowy lub skorzystania z usługi, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

W przypadku pozostałych zapytań podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, odpowiadaniu na pytania oraz obsłudze osób zainteresowanych działalnością Warmia Aktywnie.

Podanie danych jest dobrowolne, ale brak danych umożliwiających kontakt może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

5. Rezerwacje, wypożyczalnia i realizacja usług

W przypadku dokonania rezerwacji sprzętu lub zamówienia innej usługi Administrator może przetwarzać dane niezbędne do:

• przyjęcia i potwierdzenia rezerwacji,
• kontaktu dotyczącego rezerwacji,
• przygotowania i zawarcia umowy,
• wydania i zwrotu wypożyczonego sprzętu,
• organizacji i realizacji usługi,
• rozliczenia usługi,
• obsługi reklamacji,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawą przetwarzania danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jeżeli przetwarzanie danych wynika z obowiązków prawnych Administratora, w szczególności obowiązków podatkowych lub księgowych, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

W zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw.

6. Wyjazdy zorganizowane, eventy i szkolenia

W związku z organizacją wyjazdów, eventów firmowych, wydarzeń dla grup lub szkoleń Administrator może przetwarzać dane osoby zamawiającej usługę oraz dane jej uczestników w zakresie niezbędnym do przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia.

Dane mogą obejmować w szczególności:

• imię i nazwisko uczestnika,
• dane kontaktowe,
• informację o przynależności do określonej grupy lub wydarzenia,
• informacje organizacyjne związane z udziałem w wydarzeniu.

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy zawartej z Administratorem, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W przypadku wydarzeń organizowanych na zlecenie firmy, instytucji, organizacji lub innej osoby, podstawą przetwarzania danych uczestników może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na prawidłowej organizacji i realizacji zamówionego wydarzenia.

7. Dane uczestników przekazane przez inną osobę

W przypadku rezerwacji grupowych, wyjazdów, eventów lub szkoleń dane uczestnika mogą zostać przekazane Administratorowi przez:

• osobę dokonującą rezerwacji w imieniu grupy,
• pracodawcę,
• firmę lub instytucję zamawiającą wydarzenie,
• organizatora grupy,
• inną osobę odpowiedzialną za dokonanie rezerwacji.

W takim przypadku źródłem danych jest podmiot lub osoba dokonująca rezerwacji albo zamawiająca usługę.

Administrator może otrzymać w szczególności imię i nazwisko uczestnika, informacje kontaktowe oraz inne dane organizacyjne niezbędne do realizacji wydarzenia.

Dane są przetwarzane w celu prawidłowego przygotowania i wykonania usługi oraz zapewnienia możliwości kontaktu organizacyjnego.

Podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora i podmiotu zamawiającego usługę polegający na prawidłowym zorganizowaniu i przeprowadzeniu wydarzenia.

W przypadkach wymaganych przez przepisy Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, informacje wymagane przez art. 14 RODO.

8. Dane dotyczące zdrowia

Administrator co do zasady nie zbiera danych dotyczących zdrowia uczestników w ramach standardowej rezerwacji lub korzystania ze strony internetowej.

Jeżeli ze względu na charakter konkretnego wyjazdu, szkolenia lub wydarzenia podanie określonych informacji dotyczących zdrowia okaże się rzeczywiście niezbędne, uczestnik zostanie o tym poinformowany oddzielnie, wraz ze wskazaniem celu, zakresu oraz właściwej podstawy prawnej przetwarzania takich danych.

Administrator nie będzie pozyskiwał danych dotyczących zdrowia „na zapas” ani w zakresie szerszym niż niezbędny do realizacji konkretnego celu.

9. Faktury, rozliczenia i księgowość

Dane związane z wystawianiem faktur, dokumentów księgowych oraz prowadzeniem dokumentacji podatkowej są przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Podanie danych wymaganych przepisami może być obowiązkowe, jeżeli wystawienie określonego dokumentu wymaga ich podania.

10. Reklamacje i dochodzenie roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu rozpatrywania reklamacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi w szczególności z:

• wykonaniem usługi,
• wynajmem i zwrotem sprzętu,
• uszkodzeniem lub utratą sprzętu,
• rozliczeniem należności,
• organizacją wyjazdu, eventu lub szkolenia.

Podstawą przetwarzania danych związanych z realizacją reklamacji wynikającej z umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO, zależnie od charakteru obowiązku.

W zakresie ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

11. Dane techniczne i logi serwera

Podczas korzystania z Serwisu niektóre informacje mogą być automatycznie zapisywane w logach serwera.

Mogą one obejmować w szczególności:

• adres IP,
• datę i godzinę połączenia,
• informacje o przeglądarce internetowej,
• informacje o systemie operacyjnym,
• informacje dotyczące żądań kierowanych do serwera.

Dane te są wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu, diagnozowania problemów technicznych, przeciwdziałania nadużyciom oraz prowadzenia niezbędnej administracji technicznej.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.

12. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• dostawca hostingu i infrastruktury informatycznej,
• podmioty zajmujące się obsługą techniczną i utrzymaniem Serwisu,
• dostawcy poczty elektronicznej oraz narzędzi komunikacyjnych,
• podmioty świadczące usługi księgowe,
• dostawcy systemów informatycznych wykorzystywanych do obsługi działalności,
• kancelarie prawne, doradcy i podmioty wspierające Administratora w dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami,
• operatorzy płatności – jeżeli płatności elektroniczne będą wykorzystywane,
• podmioty współpracujące przy organizacji wyjazdów, eventów i szkoleń, w szczególności instruktorzy, przewodnicy, przewoźnicy, obiekty noclegowe oraz inni podwykonawcy, jeżeli przekazanie danych jest konieczne do realizacji danej usługi,
• podmioty świadczące usługi ubezpieczeniowe, jeżeli korzystanie z określonej usługi wymaga objęcia uczestników ubezpieczeniem,
• organy publiczne oraz inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Jeżeli dany podmiot przetwarza dane w imieniu Administratora, odbywa się to na podstawie odpowiedniej umowy lub innego instrumentu prawnego wymaganego przepisami.

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług internetowych lub informatycznych wykorzystywanych przez Serwis mogą mieć siedzibę albo korzystać z infrastruktury znajdującej się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli w związku z korzystaniem z takich usług dochodzi do przekazywania danych osobowych poza EOG, Administrator zapewnia, aby odbywało się ono zgodnie z przepisami RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
• innego mechanizmu przewidzianego przez RODO.

14. Jak długo przechowywane są dane

Okres przechowywania danych zależy od celu oraz podstawy ich przetwarzania.

Dane związane z zapytaniami i korespondencją są przechowywane przez czas niezbędny do obsługi danej sprawy, a następnie przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub wykazania przebiegu prowadzonej komunikacji.

Dane związane z rezerwacją, wypożyczeniem sprzętu, zawarciem i wykonaniem umowy, wyjazdem, eventem lub szkoleniem są przechowywane przez okres realizacji usługi, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia związanych z nią roszczeń.

Dane związane z dokumentacją podatkową i księgową są przechowywane przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa.

Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora są przechowywane do czasu ustania tego interesu albo skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że istnieją nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania.

Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania lub do czasu, gdy ustanie cel, dla którego została udzielona.

15. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługują – w zakresie wynikającym z przepisów RODO – następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych,
• prawo uzyskania kopii danych,
• prawo sprostowania nieprawidłowych danych,
• prawo uzupełnienia niekompletnych danych,
• prawo żądania usunięcia danych,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w RODO,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych prowadzonego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Osobie, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem przepisów, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli sposób przetwarzania danych w tym zakresie ulegnie zmianie, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

PLIKI COOKIES

17. Czym są pliki cookies

Serwis warmiaaktywnie.pl może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie.

Cookies są niewielkimi informacjami zapisywanymi na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.

W zależności od zastosowanych rozwiązań mogą być wykorzystywane cookies własne Serwisu oraz cookies pochodzące od zewnętrznych dostawców usług.

18. Do czego wykorzystywane są cookies

Cookies mogą być wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• zapamiętywania ustawień użytkownika,
• obsługi formularzy i innych funkcjonalności strony,
• prowadzenia statystyk i analizy sposobu korzystania z Serwisu – jeżeli użytkownik wyrazi wymaganą zgodę,
• wyświetlania treści pochodzących od zewnętrznych dostawców, takich jak mapy lub materiały multimedialne – jeżeli ich uruchomienie wymaga zgody,
• prowadzenia działań marketingowych i reklamowych – jeżeli takie narzędzia są wykorzystywane oraz użytkownik wyrazi wymaganą zgodę.

19. Cookies niezbędne

Pliki cookies oraz inne technologie niezbędne do prawidłowego działania Serwisu mogą być stosowane w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy bez dodatkowej zgody użytkownika.

Dotyczy to w szczególności technologii niezbędnych do zapewnienia działania funkcjonalności wyraźnie żądanej przez użytkownika lub zapewnienia prawidłowej transmisji danych.

20. Cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe

Cookies i podobne technologie, które nie są niezbędne do działania Serwisu, w szczególności służące celom:

• analitycznym,
• statystycznym,
• marketingowym,
• reklamowym,
• personalizacyjnym,
• obsłudze określonych usług zewnętrznych,

są wykorzystywane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana przez obowiązujące przepisy.

Brak zgody na takie technologie nie powinien uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.

21. Zarządzanie zgodą na cookies

Podczas pierwszej wizyty w Serwisie użytkownik może otrzymać możliwość określenia swoich preferencji dotyczących plików cookies i podobnych technologii.

Użytkownik powinien mieć możliwość:

• zaakceptowania opcjonalnych cookies,
• odrzucenia opcjonalnych cookies,
• dokonania wyboru poszczególnych kategorii,
• późniejszej zmiany swoich ustawień,
• wycofania wcześniej udzielonej zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

Ustawieniami cookies można również zarządzać z poziomu przeglądarki internetowej, przy czym ograniczenie obsługi cookies niezbędnych może wpłynąć na prawidłowe funkcjonowanie niektórych elementów Serwisu.

22. Informacja o wykorzystywanych cookies i usługach zewnętrznych

Szczegółowa lista wykorzystywanych w Serwisie plików cookies i podobnych technologii, obejmująca w szczególności ich dostawców, cele oraz okres działania, może być dostępna w panelu ustawień cookies Serwisu.

Zakres wykorzystywanych technologii zależy od aktualnej konfiguracji Serwisu.

Administrator aktualizuje informacje dotyczące cookies w przypadku wprowadzenia nowych narzędzi lub zmiany sposobu działania Serwisu.

23. Mapy, filmy i inne treści zewnętrzne

Serwis może zawierać treści lub funkcje dostarczane przez podmioty zewnętrzne, takie jak:

• mapy,
• materiały multimedialne,
• odnośniki do zewnętrznych serwisów internetowych,
• inne usługi osadzane na stronie.

Jeżeli uruchomienie danej treści powoduje zapis informacji na urządzeniu użytkownika, odczyt takich informacji lub przekazanie danych zewnętrznemu dostawcy i wymaga to zgody, treść zostanie uruchomiona dopiero po jej uzyskaniu.

W przypadku zwykłego odnośnika prowadzącego do zewnętrznej strony internetowej dalsze przetwarzanie danych po przejściu na tę stronę odbywa się na zasadach określonych przez jej operatora.

24. Media społecznościowe

Administrator może prowadzić profile Warmia Aktywnie w serwisach społecznościowych.

Serwis warmiaaktywnie.pl może zawierać odnośniki prowadzące do takich profili.

Po przejściu do określonego serwisu społecznościowego operator tej platformy może przetwarzać dane użytkownika zgodnie z własną polityką prywatności i zasadami korzystania z serwisu.

Jeżeli w przyszłości w Serwisie zostaną zastosowane piksele reklamowe, wtyczki społecznościowe lub inne technologie powodujące automatyczne przekazywanie danych do operatorów platform społecznościowych, niniejsza Polityka oraz mechanizm zarządzania zgodami zostaną odpowiednio zaktualizowane.

25. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie poziomu bezpieczeństwa odpowiedniego do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych.

Dostęp do danych powinny posiadać wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest on niezbędny do wykonywania określonych zadań.

Administrator podejmuje działania mające chronić dane w szczególności przed przypadkową lub bezprawną utratą, zniszczeniem, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

26. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

Podanie określonych danych może być jednak niezbędne do:

• uzyskania odpowiedzi na zapytanie,
• dokonania rezerwacji,
• zawarcia i wykonania umowy,
• wypożyczenia sprzętu,
• udziału w wyjeździe, evencie lub szkoleniu,
• wystawienia faktury lub innego wymaganego dokumentu.

Brak podania danych niezbędnych do realizacji określonego celu może uniemożliwić świadczenie danej usługi.

27. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany zakresu świadczonych usług,
• zmiany funkcjonalności Serwisu,
• wdrożenia nowych narzędzi internetowych,
• zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana w Serwisie warmiaaktywnie.pl.

Ostatnia aktualizacja: 31 sierpnia 2026 r.